CONSODILACION DE DATOS

Consolidar datos

Para consolidar datos, se combinan los valores de varios rangos de datos. Por ejemplo, si tiene una hoja de cálculo de cifras de gastos para cada una de sus oficinas regionales, puede utilizar una consolidación para reunir estas cifras en una hoja de cálculo de gastos para toda la organización.
Excel permite consolidar datos de varios modos. El método más flexible es crear fórmulas que hagan referencia a las celdas de cada rango de datos que se vaya a combinar. Las fórmulas que hacen referencia a las celdas de varias hojas de cálculo se denominan fórmulas 3D.

Utilizar fórmulas 3D
Si utiliza referencias 3D (referencia 3D: referencia a un rango que ocupa dos o más hojas de cálculo en un libro.) en las fórmulas no habrá restricciones en el diseño de los rangos de datos independientes. Puede cambiar la consolidación del modo que necesite. La consolidación se actualiza automáticamente cuando cambian los datos de los rangos de origen.

Utilizar fórmulas para combinar datos
En el siguiente ejemplo, la fórmula de la celda A2 agrega tres números de tres posiciones diferentes en tres hojas de cálculo distintas.

Agregar datos a una consolidación con referencias 3D
Cuando todas las hojas de cálculo de origen tengan el mismo diseño, podrá utilizar un rango de nombres de hojas en fórmulas 3D. Para agregar otra hoja de cálculo a la consolidación, sólo tendrá que mover la hoja al rango al que haga referencia la fórmula.

Consolidar por posición
Consolide los datos por posición cuando los datos de todas las áreas de origen se organicen en un orden y una ubicación idénticos; por ejemplo, si cuenta con datos de una serie de hojas de cálculo creadas desde la misma plantilla, puede consolidar los datos por posición.
Puede configurar la consolidación de modo que se actualice automáticamente cuando cambien los datos de origen, pero no podrá modificar qué celdas y rangos se incluyen en la consolidación. También puede actualizar la consolidación manualmente, lo que le permitirá cambiar las celdas y los rangos incluidos en ella.

Consolidar por categorías
Consolide los datos por categorías si desea resumir un conjunto de hojas de cálculo que tienen los mismos rótulos de filas y columnas pero organizan los datos de forma diferente. Este método combina los datos que tienen rótulos coincidentes en cada hoja de cálculo.
Puede configurar la consolidación de modo que se actualice automáticamente cuando cambien los datos de origen, pero no podrá modificar qué celdas y rangos se incluyen en la consolidación. Como alternativa, puede actualizar la consolidación manualmente, lo que le permitirá cambiar las celdas y los rangos incluidos en ella.

Cómo consolidar datos
Puede crear un informe de tabla dinámica (informe de tabla dinámica: informe de Excel interactivo de tablas cruzadas que resume y analiza datos, como registros de una base de datos, de varios orígenes incluidos los externos a Excel.) a partir de varios rangos de consolidación. Este método es similar al de consolidación por categorías, pero ofrece una mayor flexibilidad para reorganizar las categorías.

Examine los datos y decida si desea consolidarlos utilizando referencias 3D (referencia 3D: referencia a un rango que ocupa dos o más hojas de cálculo en un libro.) en fórmulas, por posición o por categoría.
Fórmulas: Puede utilizar referencias 3D en fórmulas para cualquier tipo o distribución de datos. Es el método recomendado.
Posición    Si va a combinar datos que están en la misma celda en varios rangos, puede consolidar por posición.
Categoría: Si tiene varios rangos con diseños diferentes y va a combinar datos de filas o columnas que tengan rótulos coincidentes, puede consolidar por categoría.Siga uno de estos procedimientos

Consolidar los datos con referencias 3D o fórmulas

1. En la hoja de cálculo de consolidación, copie o introduzca los rótulos que desee para los datos de consolidación.
2. Haga clic en la celda en que desea incluir los datos de consolidación.
3. Introduzca una fórmula que incluya referencias a las celdas de origen en cada hoja de cálculo que contenga los datos que se desea consolidar. Por ejemplo, para combinar los datos de la celda B3 de las hojas de cálculo Hoja 2 a Hoja 7 ambas inclusive, podría escribir =SUMA(Hoja2:Hoja7!B3). Si los datos que va a consolidar están en celdas diferentes de hojas de cálculo distintas, escriba una fórmula como esta: =SUMA(Hoja3!B4, Hoja4!A7, Hoja5!C5). Para introducir una referencia como Hoja3!B4 en una fórmula sin escribir, escriba la fórmula hasta el punto en el que necesita la referencia, haga clic en la etiqueta de la hoja de cálculo y, a continuación, haga clic en la celda.

Consolidar por posición o categoría
Configure los datos que va a consolidar.
¿Cómo?

1. Asegúrese de que cada rango de datos está en formato de lista (lista: serie de filas que contienen datos relacionados o serie de filas que designa para que funcionen como hojas de datos mediante el comando Crear lista.): cada columna tiene un rótulo en la primera fila, contiene hechos similares y no tiene filas o columnas en blanco.
   • Coloque cada rango en una hoja de cálculo diferente. No ponga ningún rango en la hoja de cálculo donde vaya a colocar la consolidación.
2. Si realiza la consolidación por posición, asegúrese de que cada rango tiene el mismo diseño. Si realiza la consolidación por categoría, asegúrese de que los rótulos de las columnas o filas que desea combinar tienen idéntica ortografía y coincidencia de mayúsculas y minúsculas.
   
   • Asigne un nombre a cada rango: seleccione todo el rango, elija Nombre en el menú Insertar, haga clic en Definir y escriba un nombre para el rango.
3. Haga clic en la celda superior izquierda del área donde desee que aparezcan los datos consolidados.
4. En el menú Datos, haga clic en Consolidar.
5. En el cuadro Función, haga clic en la función de resumen (función de resumen: tipo de cálculo que combina datos de origen en un informe de tabla dinámica o una tabla de consolidación, o cuando se insertan subtotales automáticos en una lista o base de datos. Algunos ejemplos de funciones de resumen son: Sumar, Contar y Promedio.) que desea que utilice Microsoft Excel para consolidar los datos.
6. Haga clic en el cuadro Referencia, elija la etiqueta de hoja del primer rango que va a consolidar, escriba el nombre que asignó al rango y, a continuación, haga clic en Agregar. Repita este paso para cada rango.
7. Si desea actualizar la tabla de consolidación automáticamente cada vez que cambien los datos en cualquiera de los rangos de origen y no está seguro de si más tarde deseará incluir rangos diferentes o adicionales en la consolidación, active la casilla de verificación Crear vínculos con los datos de origen.
8. Si realiza la consolidación por posición, deje en blanco las casillas bajo Usar rótulos en. Microsoft Excel no copia los rótulos de fila o columna de los rangos de origen a la consolidación. Si desea rótulos para los datos consolidados, cópielos de uno de los rangos de origen o introdúzcalos manualmente.
9. Si realiza la consolidación por categoría, active las casillas de verificación bajo Usar rótulos en que indican dónde están localizados los rótulos en los rangos de origen: en la fila superior, la columna izquierda o ambas. Los rótulos que no coincidan con los de las otras áreas de origen producirán filas o columnas independientes en la consolidación.

Nota  Otras formas de consolidar datos incluyen la creación de un informe de tabla dinámica (informe de tabla dinámica: informe de Excel interactivo de tablas cruzadas que resume y analiza datos, como registros de una base de datos, de varios orígenes, incluidos los que son externos a Excel.) a partir de varios rangos de consolidación.

REFLEXION:
La consodilacion de datos es muy util para reunir o recopilar la mayor informacion y asi saber de que se esta ablando y como comprimir esa informacion asi se sabe exactamente cuales son los datos que se quieren saber esto pasa sin errores esto seria como un resumen de todo (como los subtotales).

LOS SUBTOTALES

 ¿COMO ASER LOS SUBTOTALES Y PARA QUE SIRVEN?

Puede hacer que Excel calcule subtotales o totales de parte de los datos contenidos en hojas de cálculo. Por ejemplo, en una hoja de cálculo que contenga datos sobre ventas correspondientes a tres categorías de productos distintas, primero puede ordenar los productos por categoría y, a continuación, seleccionar todas las celdas que contienen datos y abrir el cuadro de diálogo Subtotales (menú Datos, comando Subtotales).

En el cuadro de diálogo Subtotales puede elegir la columna en la que desea basar los subtotales (como por ejemplo para cada uno de los valores distintos de la columna Semana), el cálculo de resumen que desea realizar y la columna o columnas que contienen los valores que deben resumirse. Por ejemplo (como se muestra en la imagen anterior), podría calcular los subtotales de la cantidad de unidades vendidas en cada categoría. Una vez definidos los subtotales, aparecen en la hoja de cálculo.

Como muestra la imagen anterior, cuando se agregan subtotales a una hoja de cálculo, Excel también define grupos tomando como base las filas usadas para calcular los subtotales. Las agrupaciones forman un esquema de su hoja de cálculo según los criterios usados para crear los subtotales. Todas las filas que contienen productos de mobiliario aparecen en un grupo, las filas que contienen herramientas en otro, etc. La sección de esquema de la parte izquierda de la hoja de cálculo contiene controles que puede utilizar para mostrar u ocultar grupos de filas.

En la sección de esquema se pueden encontrar tres tipos de controles:

• Botones Ocultar detalles    Cuando las filas de un grupo están visibles, aparece un botón para ocultar detalles junto a dicho grupo.
• Botones Mostrar detalles    Cuando se oculta un grupo de filas, el botón que aparece junto al grupo cambia y se transforma en un botón para mostrar detalles . Al hacer clic en un botón Mostrar detalles se restauran las filas de ese grupo y aparecen en la hoja de cálculo.
• Botones Nivel    Cada uno de los botones de nivel numerados representa un nivel de organización dentro de una hoja de cálculo; al hacer clic en un botón de nivel se ocultan todos los niveles de detalle situados debajo del botón en el que se hace clic.

La tabla siguiente identifica los tres niveles de organización del gráfico anterior.

Nivel	Descripción
1	Total general
2	Subtotales de cada grupo
3	Filas de la hoja de cálculo

En la hoja de cálculo presentada en la imagen anterior, al hacer clic en el botón de nivel 2 se ocultarían las filas que contuvieran datos sobre las ventas de productos concretos, pero quedarían visibles en la hoja de cálculo la fila del total general (nivel 1) y todas las filas que contienen los subtotales de cada producto (nivel 2).

Para mayor flexibilidad, puede agregar niveles de detalle al esquema creado por Excel, lo que le permitirá ocultar detalles concretos de vez en cuando. Por ejemplo, puede que desee ocultar las ventas de vallas, campanillas y estacas de bambú (que sabe vender bien) para ver el nivel de ventas de los demás productos y compararlos entre sí.

Crear un nuevo grupo de esquema dentro de un grupo existente

1. Seleccione las filas que desea agrupar.
2. Elija el comando Agrupar y esquema del menú Datos y haga clic en Agrupar.

Excel creará un nuevo grupo en un nuevo nivel (nivel 4), como se puede ver en la imagen siguiente.

Quitar un grupo

1. Seleccione las filas incluidas en un grupo.
2. Elija el comando Agrupar y esquema del menú Datos y haga clic en Desagrupar.

 Sugerencia   Si desea quitar todos los subtotales de una hoja de cálculo, haga clic en la opción Subtotales del menú Datos y, después, en Quitar todos. 

Insertar subtotales anidados

1. Subtotales exteriores
2. Subtotales anidados

1. Asegúrese de que los datos cuyos subtotales desea calcular están en el siguiente formato: cada columna tiene un rótulo en la primera fila, contiene hechos similares y no hay filas ni columnas en blanco en el rango.
2. Ordene el rango por varias columnas, ordenando primero por la columna de subtotales exteriores, después por la siguiente columna interior de los subtotales anidados, etc. En el ejemplo anterior, ordenaría el rango primero por la columna Región y después por la columna Deporte. ¿Cómo?Para obtener resultados óptimos, el rango que se ordene deberá tener rótulos de columna.
   
   1. Haga clic en el rango que desee ordenar.
   2. En el menú Datos, haga clic en Ordenar.
   3. En los cuadros Ordenar por y Luego por, haga clic en las columnas que desee ordenar.
   4. Seleccione otras opciones de ordenación que desee y, a continuación, haga clic en Aceptar.
3. Inserte los subtotales exteriores. ¿Cómo?
   
   1. En el menú Datos, haga clic en Subtotales.
   2. En el cuadro Para cada cambio en, haga clic en la columna de los subtotales exteriores. En el ejemplo anterior, haría clic en Región.
   3. En el cuadro Usar función, haga clic en la función de resumen (función de resumen: tipo de cálculo que combina datos de origen en un informe de tabla dinámica o una tabla de consolidación, o cuando se insertan subtotales automáticos en una lista o base de datos. Algunos ejemplos de funciones de resumen son: Sumar, Contar y Promedio.) que desee utilizar para calcular los subtotales.
   4. En el cuadro Agregar subtotal a, active la casilla de verificación correspondiente a cada columna que contenga valores cuyos subtotales desee calcular. En el ejemplo anterior, esa columna sería Ventas.
   5. Si desea un salto de página automático después de cada subtotal, active la casilla de verificación Salto de página entre grupos.
   6. Si desea que los subtotales aparezcan encima de las filas cuyos subtotales se han calculado en lugar de que aparezcan debajo, desactive la casilla de verificación Resumen debajo de los datos.
4. Inserte los subtotales anidados. ¿Cómo?
   
   1. En el menú Datos, haga clic en Subtotales.
   2. En el cuadro Para cada cambio en, haga clic en la columna de subtotales anidados. En el ejemplo anterior, esa columna sería Deporte.
   3. Seleccione la función de resumen (función de resumen: tipo de cálculo que combina datos de origen en un informe de tabla dinámica o una tabla de consolidación, o cuando se insertan subtotales automáticos en una lista o base de datos. Algunos ejemplos de funciones de resumen son: Sumar, Contar y Promedio.) y otras opciones.
   4. Desactive la casilla de verificación Reemplazar subtotales actuales.
5. Repita el paso anterior para más subtotales anidados, empezando desde los más exteriores.

Insertar una fila total en una lista

1. Asegúrese de que esté activada la lista (lista: serie de filas que contienen datos relacionados o serie de filas que designa para que funcionen como hojas de datos mediante el comando Crear lista.) seleccionando una celda de la lista.
2. Haga clic en Alternar fila Total en la barra de herramientas Lista.

REFLEXION:

Los subtotales nos sirven para organizarnos mejory para saber mas cosas sobre una obra o construccion nos da a saber los costos de cada cosa como el material y mano de obra (trabajadores) y nos da a saber el costo de cada trabajo hecho asi como que costo tiene un M² asi que en este tema se dio a conocer mas cosas para saber como organizarse con diversas cuentas y esto sirve para todo tipo de trabajos.

LAS TABLAS DINAMICAS

Crear una tabla dinámica

¿QUE ES UNA TABLA DINAMICA?

Una tabla dinámica consiste en el resumen de un conjunto de datos, atendiendo a varios criterios de agrupación, representado como una tabla de doble entrada que nos facilita la interpretación de dichos datos. Es dinámica porque nos permite ir obteniendo diferentes totales, filtrando datos, cambiando la presentación de los datos, visualizando o no los datos origen, etc...

Para aquellos que tengais conocimientos de Access es lo más parecido a una consulta de referencias cruzadas, pero con más interactividad.

Veamos cómo podemos crear una tabla dinámica a partir de unos datos que ya tenemos.

Para crear una tabla dinámica, Excel nos proporciona las tablas y gráficos dinámicos.

Supongamos que tenemos una colección de datos de los artículos del almacen con el número de referencia y el mes de compra, además sabemos la cantidad comprada y el importe del mismo.

Vamos a crear una tabla dinámica a partir de estos datos para poder examinar mejor las ventas de cada artículo en cada mes.

Para ello vamos a la pestaña Insertar y hacemos clic en Tabla dinámica (también podemos desplegar el menú haciendo clic en la flecha al pie del botón para crear un gráfico dinámico).

Aparece el cuadro de diálogo de creación de tablas dinámicas. Desde aquí podremos indicar el lugar donde se encuentran los datos que queremos analizar y el lugar donde queremos ubicarla.

En nuestro caso indicamos que vamos a seleccionar los datos de un rango de celdas y que queremos ubicarla en una hoja de cálculo nueva.

Podríamos crear una conexión con otra aplicación para obtener los datos desde otra fuente diferente a Excel.

En el caso de seleccionar la opción Selecciona una tabla o rango debemos seleccionar todas las celdas que vayan a participar, incluyendo las cabeceras.

Pulsamos Aceptar para seguir.

¿CUANDOSE USA UNA TABLA DINAMICA?

Las tablas dinámicas proporcionan un modo de resumir y analizar fácilmente grandes volúmenes de datos. Se llaman tablas dinámicas porque se puede cambiar su disposición reordenando o cambiando de posición los encabezados de fila y columna, rápida y fácilmente.Las tablas dinámicas se utilizan para resumir, consolidar, analizar, filtrar e informar:

• Resumir bases de datos grandes: se pueden utilizar las tablas dinámicas para resumir grandes cantidades de datos que pueden estar en una hoja de trabajo o en una base de datos externa.

• Preparar datos para su representación gráfica : Los gráficos basados en tablas dinámicas cambiarán automáticamente cuando cambie la tabla dinámica. Muchos problemas vienen disponiendo los datos de un modo que permita crear gráficos, las tablas dinámicas son ideales para este propósito.
• Análisis de datos adecuado: Se analizarán de forma adecuada las bases de datos mediante las tablas dinámicas, buscando tendencias, excepciones y problemas. Se puede organizar rápidamente el modo en que se resumen y presentan los datos y acceder a un mayor nivel de detalle cuando se desee.
• Crear Informes: Es uno de los usos más habituales de Excel, ya que se puede interactuar en la pantalla o imprimir.

• Lista o base de datos: Podrá crear una tabla dinámica a partir de una lista o base de datos de Microsoft Excel, de una base de datos externa, de varias hojas de cálculo de Microsoft Excel o de otra tabla dinámica.
• Botones de campo para reordenar los datos : Una tabla dinámica contiene campos, cada uno de los cuales resume múltiples filas de información de los datos originales. Arrastrando un botón de campo hasta otra parte de la tabla dinámica, podrá ver los datos de distintas maneras. Por ejemplo, podrá ver los nombres de los vendedores en las filas o en las columnas.

Tabla dinámica resultante: Para crear una tabla dinámica, utilice el Informe de tablas y gráficos dinámicos como guía para la búsqueda y organización de los datos que desee organizar. Para comenzar, haga clic en Informe de tablas y gráficos dinámicos... del menú Datos.

• Datos Resumidos: La tabla dinámica resume los datos utilizando la función de resumen que especifique, como  SUMA, CONTAR o PROMEDIO. Podrá incluir automáticamente subtotales y totales generales, o utilizar sus propias fórmulas agregando campos y elementos calculados. En este ejemplo, se calcula el total de los datos de la columna Ventas de la lista original en la tabla dinámica.

Dentro de la tabla dinámica se pueden distinguir los siguientes elementos:

• Campo de Página: Un campo de página es un campo de una lista o una tabla de origen al que se ha asignado una orientación de página en una tabla dinámica. En el ejemplo, Región es un campo de página que puede utilizarse para filtrar los datos resumidos por regiones. Si hace clic en otro elemento de un campo de página, la tabla dinámica cambiará para mostrar los datos resumidos asociados a ese elemento.
• Elemento de un campo de Página: Cada entrada o valor exclusivos del campo o columna de la lista de origen o de la tabla será un elemento en la lista de un campo de página. En el ejemplo, el elemento Este se presenta actualmente en el campo de página Región y la tabla dinámica muestra únicamente los datos resumidos para dicha región.
• Campos de Fila: Los campos de fila son campos de una lista o de una tabla de origen a los que se ha asignado una orientación de fila en la tabla dinámica. En el ejemplo, Producto y Vendedor son campos de fila. Los campos de fila interiores como Vendedor son los más próximos al área de datos; los campos de fila exteriores, como Producto, están situados a la izquierda de los campos de la fila interior.
• Campos de Columna: Un campo de columna es un campo de una lista o una tabla de origen al que se ha asignado una orientación de columna en una tabla dinámica. En el ejemplo, Trimestres es un campo de columnas con dos elementos; Trim.2 y Trim.3. Los campos de columna interiores son los que tienen sus elementos más próximos al área de datos; los campos de columna exteriores están encima de los campos de columna interiores (en el ejemplo se muestra únicamente un campo de columna).
• Campo de Datos: Un campo de datos es un campo de una lista o de una tabla de origen que contiene datos.  En el ejemplo, Suma de importes de pedidos es un campo de datos que resume las entradas del campo Importe de pedidos o de la columna en los datos de origen. Normalmente, un campo de datos resume datos numéricos, como estadísticas o importes de ventas, pero también puede contener texto. Como valor predeterminado, los datos de texto se resumen en una tabla dinámica mediante la función Contar y los datos numéricos mediante la función Suma.
• Elementos: Los elementos son una subcategoría de un campo de la tabla dinámica. En el ejemplo, Carne y Marisco son elementos del campo Producto. Los elementos representan las entradas en el mismo campo o las columnas en los datos de origen exclusivas. Los elementos aparecen como rótulos de columna o de fila, o aparecen en las listas desplegables de los campos.
• Área de Datos: El área de datos es la parte de la tabla dinámica que contiene los datos resumidos. Las celdas del área de datos muestran los datos resumidos de los elementos de los campos de fila y de columna. Los valores de cada celda del área de datos representan un resumen de los datos procedentes de filas o registros de origen. En el ejemplo, el valor de la celda C6 es un resumen de importes de pedidos de cada registro en los datos de origen que contiene los elementos Carne, Fuller y Trim.2.

REFLEXION:
Las tablas dinamicas son mas utiles para aser ordenamientos de datos y son mas faciles de hacer y ademas las podemos aser como nosotros queramos (personalizacion)
y ademas ya no hay necesidad de tomar en cuenta las formulas rangos y las funciones pues excel las ejecuta automaticamente. 

CREACION Y ORDENACION DE LISTAS Y FILTRARLAS

COMO CREAR UNA LISTA:

1. Resalte el rango de datos que desea convertir en una lista.

 Nota   También puede seleccionar el rango de celdas que desea especificar como una lista en el cuadro de diálogo Crear lista.

2. En el menú Datos, elija Lista y, a continuación, haga clic en Crear lista.
3. Si los datos seleccionados tienen encabezados, active la casilla de verificación La lista tiene encabezados y haga clic en Aceptar.

El indicador de lista resalta el rango de datos seleccionado y se ofrece en la barra de herramientas Lista la funcionalidad más común para listas.

 Nota   Si no ve la barra de herramientas Lista, seleccione el menú Ver, elija Barras de herramientas y, a continuación, haga clic en Lista.

Una vez creada la lista, se identificará mediante un borde azul. Además, se habilitarán automáticamente listas desplegables de Autofiltro para cada columna de la lista y se agregará la fila de inserción como última fila de la lista. Si elige agregar una fila Total haciendo clic en Alternar fila Total  en la barra de herramientas Lista, se mostrará una fila Total bajo la fila de inserción.

Si selecciona una celda, fila o columna fuera de la lista, la lista pasará a estar inactiva. Una lista inactiva está rodeada por un borde azul y no muestra la fila de inserción ni las listas desplegables de Autofiltro.

 Nota   Si seleccionó Ocultar el borde de las listas inactivas en el menú Lista, no se mostrará el borde.

Una lista de Microsoft Excel proporciona características diseñadas para facilitar la administración y el análisis de grupos de datos relacionados en una hoja de cálculo de Excel. Si designa un rango como una lista, podrá administrar y analizar los datos de la lista sin tener en cuenta los datos externos a la lista. Por ejemplo, puede filtrar columnas, agregar una fila para totales, e incluso crear un informe de tabla dinámica utilizando únicamente los datos de la lista.

Puede tener varias listas en una hoja de cálculo, lo que le ofrece una gran flexibilidad para separar los datos en función de sus necesidades, en distintos conjuntos manejables.

 Nota   No puede crear una lista en un libro compartido. Si desea crear una lista, primero debe dejar de compartir el libro.

Las listas de Excel facilitan el uso compartido de datos entre varios usuarios mediante integración con Microsoft Windows SharePoint Services. Sólo necesita tener la dirección Web y los derechos de creación en el sitio de SharePoint para compartir la lista con el fin de que otras personas puedan verla, editarla y actualizarla. Si elige vincular la lista de Excel a una lista de un sitio de SharePoint, puede sincronizar los cambios con el sitio de SharePoint de forma que los otros usuarios puedan ver los datos actualizados.

Al crear una lista en Excel, las características de la lista y los elementos visuales diseñados para mejorar estas características permiten identificar y modificar fácilmente el contenido de la lista.

Cada columna de la lista tiene el Autofiltro habilitado de forma predeterminada en la fila de encabezado. El Autofiltro permite filtrar u ordenar rápidamente los datos.

El borde de color azul oscuro que rodea a la lista permite distinguir claramente el rango de celdas que la forman.

La fila que contiene un asterisco se denomina fila de inserción. Al escribir información en esta fila, se agregarán los datos automáticamente a la lista y se expandirá el borde de la misma.

Puede agregar una fila Total a la lista. Cuando haga clic en una celda de la fila Total, estará disponible una lista desplegable de funciones agregadas.

Puede modificar el tamaño de la lista arrastrando el controlador de tamaño de la esquina inferior del borde de la lista.

Las ventajas de las listas

• Ordenar y filtrar listas    Puede ordenar listas en orden ascendente o descendente, o crear órdenes personalizados. También puede filtrar listas para mostrar únicamente los datos que satisfacen los criterios que especifique.
• Garantizar la integridad de los datos     En las listas que no están vinculadas a listas de SharePoint puede utilizar las características de validación de datos integradas en Excel. Por ejemplo, puede elegir admitir únicamente números o fechas en una columna de una lista. A las listas vinculadas a listas de SharePoint se les aplican automáticamente las características de validación de listas de Windows SharePoint Services. Por ejemplo, al publicar y vincular la lista a un servidor que ejecuta Windows SharePoint Services o al editar una lista de SharePoint existente en Excel, las reglas de tipos de datos se aplicarán a cada columna de la lista para garantizar que sólo se admite un único tipo de datos en cada columna.
• Aplicar formato a objetos de lista     Puede aplicar formato a las celdas de una lista, de la misma manera que aplica formato a las celdas de una hoja de cálculo.
• Compatibilidad con listas en Windows SharePoint Services     Al publicar una lista en un sitio de SharePoint está creando una lista personalizada de SharePoint. Si elige vincular la lista al publicarla (o si exporta una lista de SharePoint existente), puede editarla sin conexión y sincronizar posteriormente los cambios en la lista de SharePoint. 

Las listas son muy útiles porque además de almacenar información, incluyen una serie de operaciones que permiten analizar y administrar esos datos de forma muy cómoda.

Entre las operaciones más interesantes que podemos realizar con las listas tenemos:

- Ordenar la lista.

- Filtrar el contenido de la lista por algún criterio.

- Utilizar fórmulas para la lista añadiendo algún tipo de filtrado.

- Crear un resumen de los datos contenidos en la lista.

Crear una lista

Para crear una lista tenemos que seguir los siguientes pasos:

- Seleccionar el rango de celdas que queremos incluir en la lista.

- Seleccionar del menú Datos -- Lista, la opción Crear lista.

Aparecerá a continuación el cuadro de diálogo Crear lista.

Si nos hemos saltado el paso de seleccionar previamente las celdas, lo podemos hacer ahora.

- Si en el rango seleccionado hemos incluido la fila de cabeceras (recomendado), activaremos la casilla de verificación La lista tiene encabezados.

- Al final hacer clic en Aceptar.

Se cerrará el cuadro de diálogo, se abrirá la barra de herramientas Lista con las funciones más comunes de las listas, y aparecerán las celdas de la lista remarcadas, como puedes ver en este ejemplo:

El indicador de lista (borde azul) resalta el rango de datos incluidos en la lista.

Podemos observar:

- la primera fila con las cabeceras (nombres de los campos), aparecen como unas listas desplegables útiles para el Autofiltro como veremos más adelante

- la fila con el asterisco (también denominada fila de inserción) sirve para añadir más registros

- la última fila Total permite visualizar resúmenes de las columnas. Esta fila se puede visualizar o esconder como veremos más adelante.

Si hacemos clic en una celda fuera de la lista, la lista pasará a estar inactiva (seguirá rodeada por un borde azul más fino y no se mostrará la fila de inserción ni las listas desplegables de Autofiltro).

Se puede ocultar ese borde fino desde la barra de menús con la opción Datos -- Lista -- Ocultar el borde de las listas inactivas.

¿como ordenar las listas? 

Ordenar listas es una actividad común en Excel. En este post vamos a explicar el procedimiento que debemos seguir para hacerlo de manera personalizada, mediante los menús que ofrece esta aplicación.

Utilizaremos una lista sencilla que únicamente tiene dos campos: Grado y Nombre.

Nuestro objetivo es ordenar la tabla según el Grado. Para lograrlo necesitamos crear una lista personalizada y utilizar “Ordenar…” del menú Datos.

Para crear la lista personalizada, escogemos Opciones del menú Herramientas y elegimos la pestaña Listas Personalizadas.

En el recuadro Entradas de lista escribimos (o importamos) los elementos en el orden que nos interese; para nuestro ejemplo escribimos “Primero, Segundo, Tercero, Cuarto, Quinto, Sexto” y pulsamos el botón Agregar. Aceptamos los cambios.

Ahora sólo es necesario utilizar la función que integra Excel para ordenar listas. El procedimiento es el siguiente:

• Seleccionamos una de las casillas o celdas dentro de esta lista.
• Elegimos “Ordenar…” del menú Datos y en el apartado ‘Ordenar por’ seleccionamos Grado.
  
• Presionamos el botón Opciones y elegimos como criterio de ordenación la lista que creamos.
  
• Aceptamos los cambios.

El resultado será el siguiente:

Los datos filtrados solamente muestran las filas que cumplen los criterios que haya especificado y ocultan las filas que no desea ver. Tras filtrar los datos, puede copiar, buscar, modificar, aplicar formato, representar mediante gráficos e imprimir el subconjunto de datos filtrados sin tener que volver a organizarlo ni moverlo.

También puede filtrar por más de una columna. Los filtros son aditivos, lo que significa que cada filtro adicional se basa en el filtro actual y además reduce el subconjunto de datos.

Con Autofiltro, puede crear tres tipos de filtros: por una lista de valores, por un formato o por criterios. Estos tipos de filtro se excluyen mutuamente para cada rango de celdas o tabla de columna. Por ejemplo, puede filtrar por color de celda o por una lista de números, pero no por ambos; puede filtrar por icono o por un filtro personalizado, pero no por ambos.

 Importante   Para obtener los mejores resultados, no mezcle formatos de almacenamiento, como texto y números o números y fecha, en la misma columna, puesto que para cada columna solamente hay disponible un tipo de comando de filtro. Si hay una mezcla de formatos de almacenamiento, el comando que se muestra es el formato de almacenamiento que se repite más. Por ejemplo, si la columna contiene tres valores almacenados como número y cuatro como texto, el comando de filtro que se muestra es Filtros de texto. Para obtener más información, vea Convertir números almacenados como texto en números y Convertir fechas almacenadas como texto en fechas.

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Filtrar texto

1. Siga uno de los procedimientos siguientes:

Rango de celdas    

1. Seleccione un rango de celdas que contenga datos alfanuméricos.
2. En el grupo Modificar de la ficha Inicio, haga clic en Ordenar y filtrar y, a continuación, en Filtrar.

Tabla    

• Asegúrese de que la celda activa se encuentra en una columna de tabla que contiene datos alfanuméricos.

1. Haga clic en la flecha del encabezado de columna.
2. Siga uno de los procedimientos siguientes:

Seleccionar de una lista de valores de texto    

• En la lista de valores de texto, active o desactive uno o más valores de texto por los que filtrar.

La lista de valores de texto puede llegar a tener hasta un máximo de 10.000 entradas. Si la lista es grande, desactive (Seleccionar todo) en la parte superior y, a continuación, seleccione los valores de texto concretos por los que desea filtrar.

 Sugerencia   Para que el menú Autofiltro sea más amplio o más largo, haga clic y arrastre el controlador de la parte inferior.

Crear criterios    

1. Elija Filtros de texto y, a continuación, haga clic en uno de los comandos del operador de comparación o en Filtro personalizado.

Por ejemplo, para filtrar por un texto que comience por un carácter específico, seleccione Empieza por, o para filtrar por un texto que tenga caracteres específicos en cualquier lugar del texto, seleccione Contiene.

2. En el cuadro de diálogo Autofiltro personalizado, en el cuadro de la derecha, escriba texto o seleccione el valor de texto de la lista.

Por ejemplo, para filtrar por un texto que empiece por la letra "J", escriba J o, para filtrar texto que tenga la palabra "campana " en cualquier lugar del texto, escriba campana.

Si necesita buscar texto que comparta algunos caracteres pero no otros, utilice un carácter comodín.

Cómo utilizar los caracteres comodín

3. También puede filtrar por más de un criterio.

Cómo agregar más criterios

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Filtrar números

1. Siga uno de los procedimientos siguientes:

Rango de celdas    

1. Seleccione un rango de celdas que contenga datos numéricos.
2. En el grupo Modificar de la ficha Inicio, haga clic en Ordenar y filtrar y, a continuación, en Filtrar.

Tabla    

• Asegúrese de que la celda activa se encuentra en una columna de tabla que contiene datos numéricos.

1. Haga clic en la flecha del encabezado de columna.
2. Siga uno de los procedimientos siguientes:

Seleccionar de una lista de números    

• En la lista de números, active o desactive uno o más números por los que filtrar.

La lista de números puede llegar a tener hasta un máximo de 10.000 entradas. Si la lista es grande, desactive (Seleccionar todo) en la parte superior y, a continuación, seleccione los números concretos por los que desea filtrar.

 Sugerencia   Para que el menú Autofiltro sea más amplio o más largo, haga clic y arrastre el controlador de la parte inferior.

Crear criterios    

1. Elija Filtros de número y, a continuación, haga clic en uno de los comandos del operador de comparación o en Filtro personalizado.

Por ejemplo, para filtrar por un límite numérico inferior y superior, seleccione Entre.

2. En el cuadro de diálogo Autofiltro personalizado, en el cuadro o cuadros de la derecha, escriba los números o selecciónelos de la lista.

Por ejemplo, para filtrar por un número comprendido entre 25 y 50, escriba 25 y 50.

3. También puede filtrar por más de un criterio.

Cómo agregar más criterios

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Filtrar fechas u horas

1. Siga uno de los procedimientos siguientes:

Rango de celdas    

1. Seleccione un rango de celdas que contenga datos numéricos.
2. En el grupo Modificar de la ficha Inicio, haga clic en Ordenar y filtrar y, a continuación, en Filtrar.

Tabla    

• Asegúrese de que la celda activa se encuentra en una columna de tabla que contiene fechas u horas.

1. Haga clic en la flecha del encabezado de columna.
2. Siga uno de los procedimientos siguientes:

Seleccionar de una lista de fechas u horas    

• En la lista de fechas u horas, active o desactive una o más fechas u horas por las que filtrar.

De manera predeterminada, todas las fechas del rango de celdas o de la columna de tabla se agrupan por jerarquías de años, meses y días. Activar o desactivar un nivel superior en la jerarquía activa o desactiva todas las fechas anidadas que haya debajo de ese nivel. Por ejemplo, si selecciona 2006, los meses se enumeran bajo 2006 y los días se enumeran debajo de cada mes.

La lista de valores puede llegar a tener hasta un máximo de 10.000 entradas. Si la lista de valores es grande, desactive (Seleccionar todo) en la parte superior y, a continuación, seleccione los valores por los que desea filtrar.

 Sugerencia   Para que el menú Autofiltro sea más amplio o más largo, haga clic y arrastre el controlador de la parte inferior.

Crear criterios    

1. Elija Filtros de fecha y, a continuación, siga uno de los procedimientos siguientes:

Filtro común    

 Nota   Un filtro común es un filtro que está basado en un operador de comparación.

1. Haga clic en uno de los comandos del operador de comparación (Igual a, Antes, Después o Entre) o haga clic en Filtro personalizado.
2. En el cuadro de diálogo Autofiltro personalizado del cuadro de la derecha, escriba una fecha o una hora, seleccione una fecha o una hora de la lista, o haga clic en el botón Calendario para buscar y escribir una fecha.

Por ejemplo, para filtrar por una fecha u hora máxima y una mínima, seleccione Entre.

3. En el cuadro de diálogo Autofiltro personalizado del cuadro o cuadros de la derecha, escriba una fecha o una hora, seleccione fechas u horas de la lista, o haga clic en el botón Calendario para buscar y escribir una fecha.

Por ejemplo, para filtrar por una fecha anterior al "3/1/2006" y posterior al "6/1/2006", escriba 3/1/2006 y 6/1/2006. O bien, para filtrar por una hora anterior a las "8:00 a.m." y posterior a las "12:00 p.m.", escriba 8:00 a.m. y 12:00 p.m.

Filtro dinámico    

 Nota   Un filtro dinámico es aquel cuyo criterio puede cambiar cuando se vuelve a aplicar el filtro.

1. Haga clic en uno de los comandos de fecha predefinida.

Por ejemplo, para filtrar todas las fechas por la fecha actual, seleccione Hoy. Para filtrar por el mes siguiente, seleccione Mes siguiente.

2. Haga clic en Aceptar.

 Notas 

• Los comandos del menú Todas las fechas en el período, como Enero o Trimestre 2, aplican un filtro por el período independientemente del año que sea. Esto puede resultar útil, por ejemplo, para comparar las ventas por período de varios años.
• Este año y Hasta la fecha son diferentes en lo que se refiere al modo de tratar fechas futuras. Este año puede devolver fechas futuras del año en curso, mientras que Hasta la fecha únicamente devuelve fechas hasta la fecha actual, ésta incluida.

1. También puede filtrar por más de un criterio.

Cómo agregar más criterios

 Notas 

• Todos los filtros de fecha se basan en el calendario gregoriano.
• Los años fiscales y los trimestres fiscales empiezan siempre en enero de cada año.
• Si desea filtrar por días de la semana, aplique formato a las celdas para mostrar el día de la semana. Si desea filtrar por el día de la semana independientemente de la fecha que sea, conviértalos en texto utilizando la función TEXTO. Sin embargo, la función TEXTO devuelve un valor de texto y, por tanto, el comando de filtro que se muestre será Filtros de texto y no Filtros de fecha. Para obtener más información, vea Mostrar la fecha como día de la semana.

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Filtrar por números superiores o inferiores

1. Siga uno de los procedimientos siguientes:

Rango de celdas    

1. Seleccione un rango de celdas que contenga datos numéricos.
2. En el grupo Modificar de la ficha Inicio, haga clic en Ordenar y filtrar y, a continuación, en Filtrar.

Tabla    

• Asegúrese de que la celda activa se encuentra en una columna de tabla que contiene datos numéricos.

1. Haga clic en la flecha del encabezado de columna.
2. Elija Filtros de número y, a continuación, seleccione Diez mejores.
3. En el cuadro de diálogo Autofiltro de las diez mejores, haga lo siguiente.

1. En el cuadro de la izquierda, haga clic en Superior o en Inferior.
2. En el cuadro del medio, escriba un número.
3. En el cuadro de la derecha, haga lo siguiente:
• Para filtrar por número, seleccione Elementos.
• Para filtrar por porcentaje, haga clic en Porcentaje.

 Nota   Los valores superior e inferior se basan en el rango original de celdas o columna de tabla y no en el subconjunto filtrado de datos.

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Filtrar por encima del promedio de números o por debajo

1. Siga uno de los procedimientos siguientes:

Rango de celdas    

1. Seleccione un rango de celdas que contenga datos numéricos.
2. En el grupo Modificar de la ficha Inicio, haga clic en Ordenar y filtrar y, a continuación, en Filtrar.

Tabla    

• Asegúrese de que la celda activa se encuentra en una columna de tabla que contiene datos numéricos.

1. Haga clic en la flecha del encabezado de columna.
2. Elija Filtros de número y, a continuación, siga uno de los procedimientos siguientes:

• Para filtrar por números que están por encima del promedio, seleccione Por encima del promedio.
• Para filtrar por números que están por debajo del promedio, seleccione Por debajo del promedio.

 Nota   Los números por encima y por debajo del promedio se basan en el rango original de celdas o columna de tabla y no en el subconjunto filtrado de datos.

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Filtrar por vacías y por no vacías

1. Siga uno de los procedimientos siguientes:

Rango de celdas    

1. Seleccione un rango de celdas.
2. En el grupo Modificar de la ficha Inicio, haga clic en Ordenar y filtrar y, a continuación, en Filtrar.

Tabla    

• Asegúrese de que la celda activa se encuentra en una columna de tabla.

1. Haga clic en la flecha del encabezado de columna.
2. Siga uno de los procedimientos siguientes:

• Para filtrar por no vacías, en el menú Autofiltro en la parte superior de la lista de valores, active (Seleccionar todo) y, a continuación, en la parte inferior de la lista de valores, desactive (Vacías).
• Para filtrar por vacías, en el menú Autofiltro en la parte superior de la lista de valores, desactive (Seleccionar todo) y, a continuación, en la parte inferior de la lista de valores, active (Vacías).

 Nota   La casilla de verificación (Vacías) está disponible solamente si el rango de celdas o la columna de tabla contiene al menos una celda vacía.

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Filtrar por color de celda, color de fuente o conjunto de iconos

Si ha aplicado formato manual o condicionalmente a un rango de celdas, por color de celda o color de fuente, también puede filtrar por estos colores. Además, puede filtrar por un conjunto de iconos creado mediante un formato condicional.

1. Siga uno de los procedimientos siguientes:

Rango de celdas    

1. Seleccione un rango de celdas que contenga formato por color de celda, color de fuente o un conjunto de iconos.
2. En el grupo Modificar de la ficha Inicio, haga clic en Ordenar y filtrar y, a continuación, en Filtrar.

Tabla    

• Asegúrese de que la columna de tabla contiene los datos con formato por color de celda, color de fuente o un conjunto de iconos (no es necesario realizar ninguna selección).

3. Haga clic en la flecha del encabezado de columna.
4. Seleccione Filtrar por color y, dependiendo del tipo de formato, seleccione Filtrar por color de celda, Filtrar por color de fuente o Filtrar por icono de celda.
5. Dependiendo del tipo de formato, seleccione un color, un color de fuente, o un icono de celda.

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Filtrar por selección

Puede filtrar datos rápidamente con criterios que sean iguales al contenido de la celda activa.

1. En un rango de celdas o en una columna de tabla, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en la celda que contenga el valor, el color, el color de fuente o el icono por el que desea aplicar el filtro.
2. Haga clic en Filtrar y siga uno de los procedimientos siguientes:
• Para filtrar por texto, número o fecha y hora, haga clic en Filtrar por valor de la celda seleccionada.
• Para filtrar por color de celda, haga clic en Filtrar por color de la celda seleccionada.
• Para filtrar por color de fuente, haga clic en Filtrar por color de fuente de la celda seleccionada.
• Para filtrar por icono, haga clic en Filtrar por icono de la celda seleccionada.

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Desagrupar la jerarquía de fechas en el menú Autofiltro

Para la lista de fechas de la parte inferior del menú Autofiltro de un filtro de fecha, puede cambiar la agrupación jerárquica de fechas y convertirla en una lista no jerárquica de fechas. Por ejemplo, puede filtrar por años de solamente dos dígitos seleccionándolos manualmente de una lista no jerárquica.

Haga clic en el botón de Microsoft Office , haga clic en Opciones de Excel y, a continuación, haga clic en la categoría Avanzadas.



En la sección Mostrar opciones para este libro, seleccione un libro y, a continuación, desactive la casilla de verificación Agrupar fechas en el menú Autofiltro.

REFLEXION:
Es muy importante establecer un orden para los diferentes archivos de excel para asi identificar mas rapidamente los nombres y datos para asi ser mas organizado y no tener problemas en los datos para su ubicacion para elo excel tiene esta importante herramienta y por cierto muy util para organizarse mas rapidamente y sin complicaciones.